El sistema permite configurar la distribución de los pedidos entre agentes. Para habilitarlo, ve a la sección «Pedidos», la cual se encuentra en los ajustes del sistema.

Ten en cuenta que la distribución automática funciona para pedidos que no tengan más de tres meses de antigüedad.

La distribución de pedidos considera el estado y el estado online de asesores.

Estado es el estado global del asesor que se coloca en el sistema. Existen 4 tipos del estado global: «Libre», «Ocupado», «Comiendo», «En pausa».

Estado online es el estado de autorización del asesor en el sistema, es decir si el asesor está en la página del sistema.

Asignación del pedido al asesor del cliente

Una vez entre un pedido, el sistema revisa si el cliente tiene un asesor responsable. Depende de la configuración, también se revisa el estado y el estado online del asesor.

Si el asesor responsable está presente y disponible, la configuración ayuda a controlar su asignación al pedido.

Distribución uniforme de pedidos entre los asesores

Se selecciona una opción de la configuración:

• No distribuir;
• De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tienda;
• De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado online del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tienda;
• De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado y el estado online del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tienda.

Modo «No distribuir»

Al seleccionar esta opción, el sistema sólo aplicará la configuración que vimos arriba. Es decir, el pedido se asignará sólo al asesor responsable del cliente considerando su estado y estado online. Lea el artículo correspondiente para más detalles sobre el estado de asesor.

Modo «De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tienda»

En este modo al igual que en «No distribuir» primero se revisa si hay el asesor responsable del cliente y, si es posible, se le asigna el pedido. Si no pudo realizar, se activa el mecanismo de distribución de pedidos entre todos los asesores de los grupos de usuarios para los que están establecido el tipo de pedido correspondiente, el canal de creación y la tienda. Además, el estado del asesor debe ser «Libre».

Modo «De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado online del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tienda»

Al distribuir los pedidos en el sistema, primero se revisa la configuración «Asigna el asesor responsable» por si el cliente tiene su asesor responsable. Si no se pudo asignar el pedido, se activa el mecanismo de distribución de los pedidos entre los asesores autorizados, es decir los que están actualmente presentes en el sistema pero puede que tienen estados globales «Ocupado», «Comiendo», «En pausa» y que tienen establecidos el tipo de pedido correspondiente, el canal de creación y la tienda (se establecen en la página del grupo de usuariosй).

Modo «De manera uniforme por los agentes, teniendo en cuenta el estado y el estado online del asesor, el tipo de pedido, el canal de creación y la tiendа»

Al distribuir los pedidos en el sistema, primero se revisa la configuración «Asigna el asesor responsable». Si no se pudo asignar el pedido, se activa el mecanismo de distribución de los pedidos entre todos los asesores de los grupos de usuarios para los que está establecido el tipo de pedido correspondiente, el canal de creación y la tienda. Además, se considera el estado del asesor. El asesor debe estar autorizado en el sistema y tener el estado «Libre».

Nota

Si se requiere configurar la asignación de pedidos a los asesores que procesan los pedidos a través de la aplicación, se debe establecer el modo de considerar el estado del asesor.

En la siguiente opción establece la prioridad de la distribución de pedidos: puedes seleccionar entre que los más antiguos o los más recientes aparezcan primero.

Si configuras que se distribuyan primero los pedidos más recientes, se le asignarán pedidos «frescos» al agente. Por lo tanto, al haber muchos pedidos en cola, puedes trabajar primero con los clientes más «calientes», y luego ocuparte de los pedidos más antiguos.

En los ajustes puedes establecer la cantidad de pedidos en estados específicos de los que el agente puede ocuparse (por ejemplo los del estado «Nuevo»).

Al llegar un pedido al sistema, se inicia la tarea de distribución de pedidos entre los agentes.

Al crearse un nuevo pedido, el sistema escoge un agente libre, le asigna el pedido y lo envía al final de la cola para que el próximo pedido sea asignado a otro agente. Por lo tanto, los pedidos serán distribuidos bajo el principio de «carrusel» de manera uniforme entre los agentes en base a la carga de trabajo.

El siguiente ajuste es la casilla de verificación «Mostrar a los agentes información sobre los pedidos no distribuidos en la sección Pedidos». Cuando la marques, será visible en la la página con la lista de pedidos la cantidad de pedidos sin asignar y su monto. Esta información, visible para el jefe de la empresa, se puede interpretar también como un incentivo para los agentes.

Algunos ejemplos de situaciones en las que la distribución automática de pedidos puede resultar útil:

• Días previos a las vacaciones, cuando aumenta el número de pedidos;
• Pedidos nocturnos que no se pueden procesar inmediatamente cuando llegan.

El tipo de pedido y la tienda se configuran en la sección «Distribución de los pedidos» en los ajustes de los grupos de usuarios. Los ajustes se muestran sólo al marcar la opción «Procesar pedidos». Si el grupo no tiene activada esta opción, no se distribuirán pedidos en el mismo.