El módulo Google Calendar crea eventos de calendario a partir de los datos de los pedidos de Simla. El evento se crea cuando un pedido pasa al estado seleccionado. En el evento se pueden incluir la fecha y la hora, el título, la descripción, los invitados, un enlace de Google Meet y un color.
Contenido
- Funciones del módulo
- Qué se necesita para la configuración
- Cómo conectar el módulo
- Cómo conectar una cuenta de Google
- Cómo seleccionar un calendario y conocer su ID
- Cómo configurar la creación de eventos
- Cómo configurar la descripción, los invitados y las notificaciones
- Cómo comprobar el funcionamiento del módulo
- Errores y limitaciones
Funciones del módulo
- creación de un evento de Google Calendar cuando el pedido pasa al estado seleccionado;
- configuración de las fechas y horas de inicio y finalización mediante campos personalizados del pedido;
- creación de campos personalizados adecuados para el pedido desde la configuración del módulo;
- configuración del título, la descripción, el formato de fecha y el color del evento;
- adición del cliente, el gestor y direcciones de correo electrónico adicionales como invitados;
- envío de notificaciones por correo electrónico a los invitados;
- creación de un enlace de Google Meet;
- creación de una tarea en el CRM si se produce un error de sincronización;
Qué se necesita para la configuración
Antes de comenzar, prepare lo siguiente:
- un calendario de Google Calendar. Para el calendario principal, basta con el valor
primary; - si utiliza otro calendario, su ID de calendario;
- el estado del pedido que debe activar la creación del evento cuando el pedido pase a dicho estado.
Cómo conectar el módulo
- Abra Marketplace → Google Calendar y haga clic en Conectar.
- Una vez que el módulo se haya conectado correctamente, abra su configuración en el CRM.
Cómo conectar una cuenta de Google
- En la sección Conexión con Google, haga clic en Conectar una cuenta de Google.
- Inicie sesión en una cuenta de Google existente que tenga acceso al calendario seleccionado.
- Permita que el módulo acceda a Google Calendar.
- Cuando vuelva al CRM, asegúrese de que la configuración muestre que la cuenta de Google está conectada.
Cómo seleccionar un calendario y conocer su ID
De forma predeterminada, el módulo utiliza el valor primary, es decir, el calendario principal de la cuenta de Google conectada. Para añadir eventos a otro calendario, indique su ID.
- En la lista Mis calendarios de la izquierda, coloque el cursor sobre el calendario deseado, haga clic en los tres puntos ⋮ y seleccione Configuración y uso compartido.
- Desplácese hasta la sección Integrar el calendario.
- Debajo de ID del calendario encontrará una dirección: selecciónela y cópiela. En el calendario principal es una dirección de Gmail; en uno adicional, termina en
@group.calendar.google.com. - Pegue este valor en el campo Calendario para eventos de la configuración del módulo y guarde los cambios.
Para un calendario compartido, la cuenta de Google conectada debe tener permiso para crear y editar eventos.
Cómo configurar la creación de eventos
- En la sección Cuándo crear un evento, seleccione un Estado del pedido. El evento se creará cuando el pedido pase a este estado.
- En la sección Fecha y hora, seleccione los campos del pedido Inicio del evento y Fin del evento, de tipo «Fecha y hora».
- Si no hay un campo adecuado, seleccione Crear un nuevo campo. Después de guardar la configuración, el módulo creará en el CRM un campo personalizado de pedido del tipo requerido.
- Si en el CRM ya se utilizan campos separados para la fecha y la hora, active Campos separados para la fecha y la hora (no recomendado) y configúrelos. Se trata de una configuración obsoleta: un campo de fecha y campos de texto para la hora en formato
HH:MM. - Haga clic en Guardar configuración.
Nota
La opción Crear un nuevo campo no crea el campo en el momento de seleccionarla. El campo solo aparece después de guardar correctamente la configuración.
Cómo configurar la descripción, los invitados y las notificaciones
En la sección Título y descripción, seleccione un campo personalizado para el título del evento o conserve el valor predeterminado: el sitio y el número del pedido. Añada líneas a la descripción y colóquelas en el orden deseado. Si es necesario, seleccione el formato de fecha, active el texto sin formato o configure el color del evento.
En la sección Invitados y notificaciones, puede:
- añadir como invitados al cliente, al gestor y una dirección de correo electrónico de un campo adicional;
- activar el envío de notificaciones de Google a los invitados;
- crear un enlace de Google Meet para el evento.
En la sección Gestión de errores y estado, active la creación de una tarea en el CRM en caso de error si el gestor responsable debe recibir notificaciones sobre problemas de sincronización.
Cómo comprobar el funcionamiento del módulo
- Guarde la configuración.
- Cree o abra un pedido de prueba.
- Rellene los campos seleccionados de fecha y hora o los campos Inicio del evento y Fin del evento.
- Cambie el pedido al estado configurado.
- Espere a la siguiente ejecución de la sincronización.
- Abra el calendario de Google seleccionado y asegúrese de que el evento se haya creado con la fecha, la hora, el título y la descripción correctos.
- Si se activaron los invitados o Google Meet, compruebe que aparezcan en el evento.
Errores y limitaciones
- Los eventos no se crean mientras el módulo esté desactivado en el CRM, no se haya guardado la configuración obligatoria o no se haya conectado una cuenta de Google.
- La configuración recomendada utiliza campos de pedido de tipo «Fecha y hora» para el inicio y el fin del evento.
- En la configuración con campos separados, la hora se indica en formato
HH:MM, por ejemplo,09:30. Si no se selecciona una fecha de finalización, se utiliza la fecha de inicio. - Si se selecciona un calendario compartido, la cuenta de Google debe tener permiso para crear y modificar eventos.
- Google Calendar envía las notificaciones a los invitados; su entrega depende de la configuración de Google y de las direcciones de los invitados.
- Desconectar la cuenta de Google detiene la creación de eventos, pero no elimina la configuración guardada del módulo.