Contenido
- Nueva verificación
- Resultados de la verificación
- Combinación manual de duplicados
- Combinación automática de duplicados
- Completar los datos del cliente final
- Autocomprobación
- Lista e historial de verificaciones
Esta funcionalidad permite verificar a los clientes de la tienda seleccionada, detectar registros duplicados y combinarlos de forma manual o automática.
¡Importante!
La funcionalidad solo está disponible si está conectado el conjunto completo de herramientas del bloque «Marketing» —segmentación, envíos masivos y reglas— y se dispone del permiso para trabajar con duplicados de clientes.
Nueva verificación
Para buscar duplicados, pulse «Nueva verificación». Se abrirá un panel en el que es necesario indicar:
- la tienda;
- el campo o los campos que se utilizarán para la verificación: email, teléfono o ambos.
El nombre de la verificación se completa automáticamente con el formato «Nombre de la tienda (Campo 1, Campo 2)».
Después de completar los campos obligatorios, aparecerá el botón «Iniciar búsqueda». La verificación se ejecuta en segundo plano, por lo que es posible seguir trabajando en el sistema mientras se realiza la búsqueda.
Durante la búsqueda por teléfono se tienen en cuenta todos los números guardados en la ficha del cliente. Si se encuentra una coincidencia en cualquiera de ellos, los clientes correspondientes se incluyen en un grupo de duplicados. Al buscar por email, las direcciones se comparan sin distinguir entre mayúsculas y minúsculas.
Resultados de la verificación
Después de abrir una verificación creada, es posible cambiar su nombre.
Mientras se realiza la búsqueda, la página de la verificación muestra un indicador de progreso. Cuando el proceso termina, el sistema informa de:
- cuántos clientes se han verificado;
- cuántos clientes con duplicados se han encontrado;
- cuántos duplicados ya se han combinado;
- cuántos duplicados quedan por procesar.
Si se encuentran duplicados, la página muestra un bloque con los grupos detectados. Cada grupo puede desplegarse para consultar los clientes que el sistema considera duplicados.
Los resultados de la búsqueda y de la combinación se actualizan automáticamente. No es necesario volver a cargar la página cuando finaliza alguno de estos procesos.
El botón «Repetir verificación» permite iniciar de nuevo la búsqueda de duplicados. Después de confirmar la acción, el resultado anterior se sustituye por el nuevo.
Combinación manual de duplicados
La combinación manual puede iniciarse de dos maneras:
- pulsando «Combinar manualmente» en la página de la verificación; se abrirá el primer grupo de duplicados;
- pulsando el icono de combinación en la fila de un grupo encontrado; se abrirá directamente el grupo seleccionado.
En la ventana de combinación, los duplicados se muestran por grupos: cada grupo corresponde a una página. Antes de continuar, es necesario seleccionar el cliente final. Los demás clientes del grupo se combinarán con él y se eliminarán del sistema. Esta acción es irreversible.
La ventana permite:
- abrir la ficha del cliente, si se dispone de permiso para ver clientes;
- excluir un cliente de la combinación actual;
- pasar al grupo de duplicados anterior o siguiente;
- pulsar «Combinar seleccionados».
El siguiente icono permite abrir la ficha del cliente:
El siguiente icono permite excluir al cliente de la combinación:
Si está activada la opción «Completar los datos del cliente final», los campos vacíos de este cliente se completan con datos de otros clientes del grupo. En la sección «Trabajo con duplicados», la opción está activada de forma predeterminada. Si se desactiva en la ventana de combinación manual, el estado seleccionado se conserva hasta cerrar la ventana.
En las ventanas de combinación abiertas desde una ficha de cliente o de pedido, la opción «Completar los datos del cliente final» está desactivada de forma predeterminada.
La combinación se ejecuta en segundo plano. Cuando finaliza el procesamiento del grupo, el sistema muestra una notificación. Si existe otro grupo de duplicados, se abre automáticamente en la misma ventana.
Qué datos se transfieren al combinar
Al combinar clientes, se transfieren a la ficha final los siguientes datos relacionados:
- todos los números de teléfono;
- la dirección de email;
- los segmentos a los que pertenece el cliente;
- los pedidos;
- las notas;
- las etiquetas;
- los datos de analítica web;
- las llamadas;
- las comunicaciones con el cliente: SMS, correos electrónicos, mensajes de envíos masivos y de otras herramientas del bloque «Marketing», y chats;
- las tareas;
- los archivos;
- la información del Programa de fidelización;
- las relaciones con clientes corporativos;
- las activaciones de reglas.
Nota
Al combinar clientes, todas las comunicaciones del sistema —incluidos los mensajes de envíos masivos y otros mensajes del bloque «Marketing»— y los datos sobre su lectura se vuelven a vincular con la ficha del cliente final.
Lógica adicional de la combinación
En cualquier combinación se aplican las siguientes reglas:
- Email. Si el cliente final no tiene una dirección de email, se guarda la dirección más frecuente entre los clientes que participan en la combinación.
- Fotografía. Se utiliza la primera fotografía disponible entre los clientes combinados.
- Campo «Registrado». Se establece la fecha de creación más antigua entre todos los clientes que participan en la combinación.
Si está activada la opción «Completar los datos del cliente final», también se rellenan sus campos vacíos. Las reglas aplicables se describen en «Completar los datos del cliente final».
Combinación automática de duplicados
La combinación automática permite procesar todos los grupos de duplicados encontrados sin tener que combinar manualmente cada grupo.
Para iniciarla, pulse «Combinar automáticamente» en la página de la verificación. Se abrirá un panel con los criterios para seleccionar al cliente final y la opción «Completar los datos del cliente final».
Es posible elegir los siguientes criterios:
- el campo «ID externo» está cumplimentado;
- el cliente se creó primero;
- el cliente se creó en último lugar;
- el cliente tiene el ID más bajo;
- el cliente tiene el ID más alto.
El orden de los criterios determina qué condición se comprueba primero. Si el primer criterio no permite seleccionar al cliente final de un grupo, el sistema pasa al siguiente.
Los criterios «el cliente se creó primero» y «el cliente se creó en último lugar» son mutuamente excluyentes. Lo mismo se aplica a los criterios «el cliente tiene el ID más bajo» y «el cliente tiene el ID más alto».
De forma predeterminada se utilizan estos criterios:
- el campo «ID externo» está cumplimentado;
- el cliente se creó primero;
- el cliente tiene el ID más bajo.
Si ya se inició anteriormente una combinación automática para la misma verificación, al volver a abrir el panel se cargarán los últimos ajustes guardados.
Después de configurar los criterios, pulse «Iniciar combinación automática». Antes de comenzar, el sistema solicitará confirmación: solo se conservarán los clientes finales y los demás duplicados se eliminarán. La acción es irreversible.
Durante la combinación automática se bloquean los botones «Combinar automáticamente», «Combinar manualmente» y «Repetir verificación», así como las acciones de la tabla de duplicados. El proceso se ejecuta en segundo plano, por lo que es posible cerrar la página y continuar trabajando en el sistema.
Al finalizar, el sistema envía una única notificación. Si todos los grupos se han procesado, la verificación indicará que no quedan duplicados. Los grupos que no hayan podido combinarse automáticamente permanecerán en la lista y podrán procesarse manualmente.
La combinación automática no se ejecuta para un grupo si los criterios seleccionados no permiten determinar de manera inequívoca al cliente final. Por ejemplo, un grupo con varios clientes que tengan cumplimentado el campo «ID externo» puede quedar pendiente para su procesamiento manual.
Completar los datos del cliente final
La opción «Completar los datos del cliente final» permite conservar más información durante la combinación. Si está activada, el sistema rellena los campos vacíos del cliente final con datos de los demás clientes del grupo.
La opción está disponible:
- en el panel de inicio de la combinación automática;
- en la ventana de combinación manual de la sección «Trabajo con duplicados»;
- en la ventana de combinación abierta desde la ficha de un cliente;
- en la ventana de combinación abierta desde la ficha de un pedido.
Los valores solo se transfieren a campos vacíos. Si existen datos contradictorios y el sistema no puede seleccionar un valor de forma inequívoca, el campo no se completa.
Con la opción activada se aplican las siguientes reglas:
- Nombre completo. Si faltan componentes del nombre del cliente final, el sistema intenta obtenerlos de otros clientes del grupo. Si existen valores contradictorios, el nombre no se completa.
- Fecha de nacimiento. Si el campo está vacío, se selecciona el valor más frecuente entre los clientes cuyos nombres no entran en conflicto con el del cliente final.
- ID externo. Si el campo está vacío, puede transferirse el ID externo de otro cliente. Durante la combinación automática, los grupos en los que varios clientes tengan un ID externo quedan pendientes para su procesamiento manual.
- Gestor. Si el campo está vacío, se selecciona el gestor más frecuente entre los clientes combinados.
- Sexo. Si no está indicado, se obtiene de los duplicados cuyos nombres no entran en conflicto, pero solo cuando todos los duplicados que contienen este dato tienen el mismo valor.
- Dirección. Si no existe una dirección o está incompleta, el sistema compara las direcciones principales de los duplicados y selecciona la más completa. Si no encuentra una opción adecuada, no modifica la dirección. No se crea una dirección nueva combinando partes de varias direcciones.
- Campos personalizados. Si un campo personalizado está vacío, se utiliza el valor más frecuente entre los demás clientes del grupo.
- Suscripciones de Email, WhatsApp y SMS. El cliente final hereda las bajas de suscripciones registradas en los clientes combinados.
Se procesan los campos personalizados de los siguientes tipos:
- cadena;
- texto;
- número;
- número entero;
- fecha;
- fecha y hora;
- email;
- diccionario con un solo valor;
- diccionario con selección múltiple.
Los campos personalizados de tipo «Casilla» no se transfieren porque no tienen un estado vacío: su valor siempre es «sí» o «no».
Autocomprobación
El botón «Autocomprobación» permite configurar un horario para buscar duplicados automáticamente en una tienda. La autocomprobación solo inicia la búsqueda programada; no combina automáticamente los duplicados encontrados.
En el panel de configuración es posible activar o desactivar la autocomprobación y seleccionar su frecuencia:
- una vez al mes;
- una vez a la semana;
- una vez al día.
Después de seleccionar la frecuencia, el sistema muestra la fecha aproximada de la siguiente verificación. El indicador aparece en verde cuando la autocomprobación está activada y en rojo cuando está desactivada.
Cuando termina la autocomprobación, el sistema envía una notificación con un enlace a la verificación.
Lista e historial de verificaciones
La lista muestra las últimas verificaciones realizadas en el sistema. Para cada una se indican:
- la cantidad de clientes verificados;
- la cantidad de duplicados encontrados;
- la cantidad de duplicados combinados;
- el estado de la autocomprobación.
Si una verificación, búsqueda o combinación todavía está en curso, los datos de la lista se actualizan automáticamente cuando termina el proceso.
El historial de búsquedas y combinaciones se abre mediante el icono situado en la esquina superior derecha de la lista:
El historial contiene:
- la hora de inicio;
- el autor;
- el nombre de la verificación;
- la cantidad de clientes verificados;
- la cantidad de duplicados encontrados;
- la cantidad de duplicados combinados.
Si se dispone de acceso al registro de acciones, desde el historial es posible abrir los registros detallados. En ellos se indican, entre otros datos, la hora de la combinación de clientes y el usuario que la realizó.