¿Cómo crear una nueva tarea?
Se puede crear una tarea desde la ficha de cliente o la de pedido, desde la lista de tareas o desde el bloque «Notificaciones». Al iniciar la creación de la tarea, se abre una pestaña donde se debe rellenar información estándar sobre el tiempo de su realización y el nombre del empleado responsable.
Si la tarea se crea desde el cliente o desde el pedido, se vinculará automáticamente a la ficha correspondiente. Creando la tarea, se puede indicar si la tarea se refiere al cliente o al pedido. Es posible seleccionar ambas opciones a la vez pero si la tarea se corresponde al pedido, se visualizará tanto en el pedido como en el cliente. Además, se puede seleccionar varias filas y así crear una copia de la tarea en los pedidos o clientes seleccionados.
Nota
Si se especifica la fecha en la tarea, pero no la hora, entonces la hora actual se sustituirá automáticamente al guardar la tarea.
¿Cómo editar una tarea?
Con los derechos correspondientes, el administrador o administradores pueden editar la tarea y realizar cualquier ajuste. Por ejemplo, para cambiar la fecha de vencimiento si la tarea no puede ser completada dentro de ese plazo.
Todos los campos dentro de la ficha de una tarea están abiertos a ser editados, excepto por la autoría y la "vinculación" con un pedido o con un cliente.
Una vez completada la tarea, la fecha y hora reales se registran en el campo correspondiente.
Cuando elimina un cliente, se elimina toda la información asociada a él, incluidas las tareas. Cuando elimina un pedido, también se eliminan las tareas asignadas dentro del pedido.
Trabajo con comentarios
En caso de tener permisos para editar tareas, un usuario puede dejar comentarios detallados (con el límite de hasta 10 000 caracteres), lo cual permite intercambiar opiniones e ideas de una manera eficiente trabajando con un pedido o un cliente.
El usuario puede editar su propio comentario o eliminarlo.
Nota
El administrador del sistema puede eliminar y editar todos los comentarios.
Trabajo con etiquetas
El etiquetado de tareas representa la posibilidad de asignar unas marcas personalizadas para poder filtrar las tareas por ellas.
Las etiquetas se crean directamente en la tarea en la sección correspondiente. Al hacer clic en el botón «+ Añadir», aparece el campo para ingresar un nombre y la lista de las etiquetas que ya existen. El botón «Crear» aparecerá una vez empiece a ingresar un texto.
Los permisos para crear etiquetas se configuran en la sección «Tareas» para los grupos de usuarios. Edición y eliminación de las etiquetas están disponibles solo para los administradores del sistema.
Cuando uno está ingresando un texto a la barra, el sistema le arroja una lista de las etiquetas creadas anteriormente. Si no se han encontrado opciones, el sistema propone crear una nueva etiqueta. Si el usuario no tiene permiso para crear etiquetas, el sistema le avisa que no se han encontrado coincidencias. El color se aplica de modo aleatorio.
Para modificar el color de la etiqueta o quitarlo, haga clic en tres puntos al lado de la etiqueta en la lista de las etiquetas.
Una vez la etiqueta está creada, se puede anclarla a la tarea. Sin embargo, a cada tarea es posible anclar solo una etiqueta.
Historial de tareas
Todos los cambios de la tarea se visualizan en el historial.
Nota
El historial de tareas se registra a partir del 22.03.2023.
El historial visualiza las modificaciones relacionadas con plazo para completar; cambio del responsable; el bloque «Qué se debe hacer»; el bloque «Añadir descripción»; el bloque «Comentario»; etiquetas.
Nota
El historial de cambios no visualiza las modificaciones de etiquetas que no están ancladas. Por ejemplo, el cambio del color o del nombre de la etiqueta.
Para cada parámetro, se indica el valor anterior y el valor actual, fecha de modificación y el usuario que la ha realizado. Si el cambio fue realizado debido a algunas configuraciones del sistema, en esta columna aparece «CRM». En los demás casos, aparecerá un objeto: el asesor, el trigger o la API. En caso de tener suficientes permisos, al hacer clic en el enlace, el usuario pasará a la página de este objeto en el CRM, es decir, a la ficha del asesor, configuración del trigger o la clave API correspondiente.